Per la cena aziendale di Natale conviene muoversi almeno tre mesi prima: a dicembre le sale buone si riempiono in fretta. Decidi budget, numero di ospiti e data, poi scegli location e menù. Con catering o ristorante si spendono di solito 40–90 € a persona, IVA esclusa; musica e allestimenti sono a parte.
In breve
- Tempi: ideale prenotare da settembre; a fine ottobre si trova ancora, ma bisogna decidere in fretta.
- Budget indicativo: 40–90 € a persona per la cena, IVA esclusa, più musica, allestimenti e trasporti.
- Le serate più richieste sono i venerdì e i sabati prima di Natale: un giorno feriale o un pranzo costano meno.
- Un organizzatore di eventi aziendali coordina location, catering, musica e inviti con un solo referente.
La cena di Natale è l'evento aziendale più atteso dell'anno, e anche quello che si prepara più spesso all'ultimo momento. Il risultato è noto: sale piene, menù fissi poco flessibili, date scomode. Con un po' di metodo si organizza bene anche partendo adesso. Qui trovi i passi in ordine, quanto costa davvero a persona, come scegliere location e menù e cosa chiedere a chi la organizza. Prezzi e consigli anche nella guida all'organizzatore di eventi aziendali.
Con quanto anticipo organizzare la cena di Natale?
Se stai leggendo a fine ottobre non sei fuori tempo, ma ogni settimana conta: le location adatte ai gruppi si prenotano da settembre e i venerdì di dicembre sono i primi a sparire. Sii flessibile sulla data e chiedi subito più preventivi in parallelo, invece di aspettare una risposta alla volta.
| Quando | Cosa fare |
|---|---|
| Settembre–inizio ottobre | Budget, numero di ospiti, data; richiesta di preventivi a location e organizzatori |
| Ottobre | Scelta della location e firma con acconto; prima idea di menù |
| Inizio novembre | Inviti ai dipendenti, raccolta delle adesioni e delle esigenze alimentari |
| Metà novembre | Menù definitivo, musica, allestimenti, eventuali regali o premi |
| Una settimana prima | Numero finale degli ospiti, disposizione dei tavoli, trasporti |
Da dove si comincia?
Con queste cinque risposte puoi chiedere preventivi confrontabili. Senza, ogni fornitore ti propone una cosa diversa e confrontarli diventa impossibile.
- Budget massimo, con IVA o senza: è la cifra che guida tutte le altre scelte.
- Numero di ospiti: solo dipendenti o anche partner, clienti e fornitori? Fa la differenza tra una sala da 30 e una da 120 posti.
- Formula: cena seduta, buffet in piedi, aperitivo lungo o pranzo.
- Data e orario, con almeno due alternative.
- Zona: facile da raggiungere per tutti, con parcheggio o mezzi pubblici vicini.
Quanto costa una cena aziendale di Natale?
Sono prezzi indicativi e variano molto con la città, il locale e il menù. Molti ristoranti e location chiedono una spesa minima per riservare la sala e un acconto alla firma. Bevande, vini, torta, allestimenti, musica e navette sono spesso voci a parte: chiedi sempre un prezzo finale a persona con tutto dentro. Per il trattamento fiscale delle spese di rappresentanza chiedi al tuo commercialista: qui diamo solo indicazioni generali.
| Voce | Prezzo indicativo |
|---|---|
| Cena o festa di Natale con catering, a persona | 40–90 € + IVA |
| Buffet completo, a persona | 25–50 € + IVA |
| Cena servita al tavolo (3–4 portate), a persona | 40–80 € + IVA |
| Sala attrezzata per la serata, in una città media | 150–350 € + IVA |
| DJ per una serata aziendale (3–4 ore) | 250–600 € + IVA |
| Compenso dell'organizzatore, sul budget | 10–20% |
Ristorante, location o in azienda?
Per trovare la sala giusta c'è la guida all'affitto di location per feste. Se scegli un catering esterno, la guida al catering spiega formule e prezzi a persona.
- Ristorante: la soluzione più semplice per gruppi fino a 40–60 persone. Menù fisso, poca organizzazione, ma meno libertà su musica e orari.
- Location con catering: villa, cascina, spazio industriale o sala eventi. Più spazio, più libertà, più cose da coordinare: qui un organizzatore fa la differenza.
- In azienda: costa meno di affitto, ma servono catering, tavoli, sedie, pulizie e qualcuno che pensi a tutto. Funziona bene per un aperitivo o un buffet.
Come scegliere il menù?
Per le quantità di cibo a persona, con esempi per buffet e aperitivi, leggi l'articolo su quanto cibo calcolare per una festa.
- Chiedi a ogni invitato, con l'adesione, se ha allergie, intolleranze o segue una dieta vegetariana o vegana.
- Prevedi sempre un'alternativa senza carne e una senza glutine, anche se nessuno l'ha chiesta.
- Per un buffet calcola porzioni un po' più abbondanti che per una cena seduta.
- Concorda prima quanto vino e bevande sono compresi, per non avere sorprese nel conto.
Musica, intrattenimento e piccoli dettagli
Una cena aziendale non ha bisogno di grandi spettacoli, ma un sottofondo musicale e, dopo cena, un po' di musica per chi vuole ballare cambiano l'atmosfera. Un DJ porta impianto e microfono, utile anche per il discorso del titolare o per una piccola premiazione. Chiedi chi si occupa dei permessi per la musica: di solito sono a carico di chi organizza.
Altri dettagli che fanno la differenza: un tavolo per i cappotti, segnaposti se la cena è seduta, un fotografo o un angolo foto, un piccolo pensiero per ogni dipendente. E, soprattutto, il rientro a casa: valuta una navetta o accordi con i taxi, così nessuno guida dopo aver bevuto.
Serve un organizzatore di eventi aziendali?
Per una cena al ristorante con 20 colleghi puoi fare da solo. Per una festa con più di 50 persone, con location, catering, musica e allestimenti da coordinare, un organizzatore ti fa risparmiare tempo e a volte anche soldi, perché conosce i fornitori e i prezzi di mercato. In cambio chiede un compenso fisso o una percentuale sul budget.
Il vantaggio principale è avere un solo referente: una persona che risponde al telefono, coordina i fornitori e la sera dell'evento è sul posto per risolvere i problemi, mentre tu stai con i tuoi colleghi.
E se la data giusta è già presa?
- Scegli un giorno feriale: lunedì, martedì o mercoledì costano meno e ci sono più sale libere.
- Prova un pranzo di Natale invece della cena, magari nell'ultimo giorno di lavoro.
- Sposta la festa a gennaio: una cena di inizio anno ha lo stesso valore e prezzi più bassi.
- Se pensi a un aperitivo all'aperto, prepara sempre un piano B al coperto: idee nell'articolo sulla festa all'aperto se piove.
Cosa chiedere nel preventivo?
Per confrontare più proposte, chiedi un preventivo gratis a un organizzatore di eventi aziendali indicando data, numero di ospiti, zona, formula e budget. La richiesta è gratuita: subito dopo ti arriva un'email, confermala dal link perché arrivi agli organizzatori della tua zona.
- Prezzo a persona con tutto compreso: cibo, bevande, servizio, IVA.
- Spesa minima, acconto, termini di disdetta e fino a quando si può cambiare il numero di ospiti.
- Cosa succede se gli ospiti sono meno del previsto.
- Orario di fine e costo delle ore in più.
- Come vengono gestite allergie e diete speciali.
- Chi fattura cosa: tutto l'organizzatore o ogni fornitore a parte.
Domande frequenti
Con quanto anticipo prenotare la cena aziendale di Natale?
L'ideale è da settembre, almeno tre mesi prima. A fine ottobre si trova ancora, ma conviene essere flessibili sulla data.
Quanto costa una cena aziendale a persona?
Di solito 40–90 € a persona, IVA esclusa, con catering o ristorante. Musica, allestimenti e trasporti sono spesso a parte.
Dove fare la cena aziendale di Natale?
Al ristorante per gruppi piccoli, in una location con catering per gruppi grandi o in azienda per un aperitivo o un buffet.
Conviene affidarsi a un organizzatore?
Per eventi con più di 50 persone e più fornitori da coordinare di solito sì. Chiede un compenso fisso o una percentuale sul budget.
Come gestire allergie e diete nel menù?
Chiedile con l'adesione e comunicale al ristorante o al catering. Prevedi sempre un'alternativa senza carne e una senza glutine.
Che alternative ci sono se dicembre è tutto pieno?
Un giorno feriale, un pranzo invece della cena o una festa a gennaio: costano meno e ci sono più sale libere.