Mudanza de oficina: compara presupuestos y ahorra hasta un 40%

Mudanza de oficina: traslada tu empresa sin perder días de trabajo

Una mudanza de oficina en la misma ciudad cuesta de 90 a 200 € por puesto de trabajo con IVA, según el mobiliario y los archivos. Un despacho de 5 a 10 puestos sale por 900–2.500 €, y una oficina de 20 a 40 puestos, por 3.500–9.000 €. Trabajar en fin de semana o de noche añade un 20–40 %.

Trasladar una oficina no se parece a mudar un piso. Aquí cada día con las mesas en cajas son horas de trabajo perdidas, hay ordenadores, servidores y archivadores con documentación que no puede extraviarse, y muchas veces el edificio de destino impone horarios de carga y descarga. Por eso las empresas de mudanzas que hacen traslados de empresas trabajan con un plan por fases y suelen proponer el fin de semana para que el lunes todo funcione.

Sirve igual para un despacho de abogados, una gestoría, una clínica pequeña o la sede de una pyme con varias plantas. Cuanto más detallado sea el inventario, más ajustado será el precio y menos sorpresas habrá el día del traslado.

Explica en Helpdone cuántos puestos son, de dónde a dónde os mudáis y qué fechas barajáis. Pedir precio a través de Helpdone no tiene coste ni letra pequeña: avisamos hasta a 6 empresas de mudanzas cercanas, y las que tengan hueco en vuestras fechas os envían su propuesta.

¿Cuánto cuesta trasladar una oficina?

Precios orientativos con IVA incluido del 21 %, que la empresa podrá deducirse si es autónoma o sociedad. El permiso municipal para reservar la calle, el elevador exterior y el guardamuebles temporal se presupuestan aparte. Los traslados a otra provincia se calculan por volumen y kilómetros.

¿Cuándo se hacen más mudanzas de oficina?

1. Ene: algo de espera
2. Feb: esperas cortas
3. Mar: esperas cortas
4. Abr: esperas cortas
5. May: esperas cortas
6. Jun: algo de espera
7. Jul: esperas largas
8. Ago: esperas largas
9. Sep: algo de espera
10. Oct: esperas cortas
11. Nov: esperas cortas
12. Dic: esperas largas

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Las empresas aprovechan los periodos de menos actividad: agosto, sobre todo en Madrid y Barcelona, y los días entre Navidad y Reyes. También coinciden muchas al empezar o acabar un trimestre, cuando vencen los contratos de alquiler. En esas fechas conviene reservar con uno o dos meses de margen; entre febrero y mayo, o en octubre y noviembre, es más fácil encontrar fecha y precio.

¿Cómo planificar el traslado sin parar la actividad?

Nombra a una persona de la empresa como responsable del traslado y haz con ella un plano del nuevo espacio con un número para cada puesto. Ese mismo número va en las cajas, en las sillas y en las torres de los ordenadores, de modo que los operarios colocan cada cosa en su sitio sin preguntar.

Lo habitual es embalar el jueves y el viernes por la tarde, trasladar el sábado y dejar el domingo para conectar equipos y revisar. Si la oficina atiende público, se puede escalonar por departamentos durante varias noches.

• Inventario de mobiliario, archivos y equipos.
• Plano numerado de la oficina de destino.
• Horarios de carga en ambos edificios.
• Aviso a clientes y cambio de domicilio en documentos.
• Fecha para dar de alta internet y teléfono en la nueva sede.

¿Qué hacer con los ordenadores y el servidor?

Haz una copia de seguridad completa antes de desconectar nada. Los ordenadores viajan en contenedores con separadores o en cajas con relleno, y el servidor, si lo hay, conviene que lo desconecte y lo vuelva a montar vuestro técnico informático, no la empresa de mudanzas.

Pide que la empresa de mudanzas tenga un seguro de transporte que cubra el valor real de los equipos y que el contrato diga qué pasa si algo llega dañado. Comprueba también con tu proveedor de internet cuánto tarda en activar la línea en la nueva dirección: es lo que más retrasa el regreso a la normalidad.

¿Qué hacer con los archivos y los papeles viejos?

Una mudanza es el momento perfecto para revisar el archivo. La documentación con datos personales de clientes o empleados no puede tirarse sin más: el Reglamento General de Protección de Datos exige destruirla de forma segura. Muchas empresas de mudanzas ofrecen contenedores cerrados y entregan un certificado de destrucción.

Lo que se conserva se traslada en cajas de archivo numeradas en el mismo orden que en las estanterías. Si el nuevo local aún no está listo, un guardamuebles durante unas semanas evita tener que mudarse dos veces.

¿Qué permisos hacen falta para una mudanza de empresa?

Si el camión tiene que ocupar la calzada o la acera, o se usa un elevador exterior, hay que solicitar al ayuntamiento una autorización para ocupar la vía pública. Lo gestiona normalmente la propia empresa de mudanzas, y el plazo depende mucho de la ciudad: en algunas basta una semana y en otras hay que pedirlo con un mes de antelación.

En edificios de oficinas, la propiedad suele exigir reservar el montacargas, proteger los ascensores y presentar el seguro de responsabilidad civil de la empresa de mudanzas. Pide esas condiciones por escrito al administrador del edificio de origen y al del de destino y pásaselas a quien vaya a hacer el traslado.