Renting de fotocopiadoras: compara presupuestos y ahorra hasta un 40%

Renting de fotocopiadoras: pide presupuesto para tu oficina

El renting de una multifunción para oficina pequeña cuesta entre 25 y 60 € al mes, y una en color de gama media entre 60 y 150 €, más IVA. Aparte se paga cada copia: alrededor de 0,006-0,012 € en blanco y negro y 0,04-0,08 € en color, con mantenimiento y tóner incluidos en el precio por copia.

Una fotocopiadora multifunción imprime, copia, escanea y a menudo envía documentos por correo o a la nube. Comprarla supone un gasto inicial alto y, después, pagar averías, piezas y tóner. Por eso la mayoría de oficinas, despachos, colegios, clínicas y comercios la tienen en renting o en alquiler con mantenimiento.

El esquema habitual combina dos partes: una cuota fija mensual por el equipo durante el contrato, normalmente de 36 a 60 meses, y un precio por cada copia o impresión que haces, que incluye el tóner, las piezas de desgaste y la visita del técnico. A veces la cuota incluye ya un número de copias al mes.

El renting tiene ventajas claras, pero también es uno de los contratos de empresa que más quejas genera: plazos largos, penalizaciones altas por cancelar, máquinas sobredimensionadas o renovaciones automáticas que nadie recordaba. Comparar con calma y leer el contrato evita la mayoría de los problemas.

¿Cuánto cuesta el renting de una fotocopiadora?

Precios para empresa, IVA aparte. La cuota depende del plazo y de la velocidad del equipo; el precio por copia baja con volúmenes altos. Las copias suelen facturarse cada mes o cada trimestre según el contador.

¿Cuándo conviene renovar la fotocopiadora?

1. Ene: esperas largas
2. Feb: algo de espera
3. Mar: esperas cortas
4. Abr: esperas cortas
5. May: esperas cortas
6. Jun: algo de espera
7. Jul: algo de espera
8. Ago: esperas cortas
9. Sep: esperas largas
10. Oct: esperas cortas
11. Nov: esperas cortas
12. Dic: algo de espera

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Enero y septiembre son los meses con más contratos: empresas que empiezan el año con presupuesto nuevo y colegios, academias y despachos que se preparan para el curso. Si tu contrato actual está a punto de vencer, revisa con tiempo el plazo de preaviso para no renovar, que en algunos contratos llega a varios meses. Pedir presupuestos en verano permite tener el equipo nuevo instalado antes de septiembre.

¿Renting, alquiler o compra?

En el renting una financiera compra el equipo y te lo cede durante el contrato; el servicio técnico lo presta el distribuidor. Es la fórmula más extendida y la cuota es un gasto deducible, pero suele ser un contrato largo y difícil de cancelar. Ten en cuenta que las cuotas se las debes a la financiera: si el distribuidor cierra o atiende mal, tendrás que seguir pagándolas mientras reclamas.

El alquiler directo con el distribuidor ofrece plazos más cortos y a veces más flexibilidad, con cuotas algo más altas. Comprar el equipo y contratar solo el mantenimiento por copia puede salir a cuenta si imprimes poco y tienes liquidez. Pide presupuesto de las tres opciones para el mismo volumen.

¿Qué revisar en el contrato antes de firmar?

Un contrato de renting de fotocopiadora es un contrato entre empresas: aunque seas autónomo, no te protege la normativa de consumidores, y los jueces suelen dar validez a las penalizaciones pactadas si estaban claras en el contrato. Por eso conviene leerlo con lupa:

• Duración, preaviso para no renovar y si hay renovación automática.
• Penalización por cancelar antes y cómo se calcula.
• Precio por copia en blanco y negro y en color desde la primera copia.
• Si hay un mínimo de copias que se paga aunque no se haga.
• Revisión anual de precios y con qué índice.
• Qué pasa con el equipo y los datos del disco duro al final del contrato.

¿Cómo elegir el equipo adecuado?

Calcula cuántas páginas imprimes al mes, revisando los contadores del equipo actual, y qué parte es en color. Una máquina demasiado grande encarece la cuota sin necesidad; una demasiado pequeña se avería y te hace esperar. Piensa también en el escaneo a carpetas o correo, la impresión desde el móvil y el control de usuarios con código.

Pide al distribuidor que te diga el tiempo de respuesta del técnico, si tiene sede en tu provincia y si el tóner se envía automáticamente cuando el equipo detecta que se acaba.

¿Qué pasa con los datos guardados en la fotocopiadora?

Los equipos multifunción modernos tienen disco duro o memoria donde quedan copias de lo que se escanea o imprime. Si manejas datos de clientes, pacientes o trabajadores, el contrato debe prever cómo se borran esos datos al retirar el equipo.

Pide un certificado de borrado o destrucción del disco al terminar el contrato. Según el RGPD, proteger esos datos hasta el final te corresponde a ti como responsable del tratamiento, y el certificado te sirve para demostrar que lo hiciste.