Cuentas anuales: compara presupuestos y ahorra hasta un 40%

Cuentas anuales y depósito en el Registro Mercantil

Preparar y depositar las cuentas anuales de una sociedad pequeña cuesta entre 150 y 600 € con IVA en una gestoría, y solo el depósito de unas cuentas ya hechas, entre 60 y 200 €. A eso se suman las tasas del Registro Mercantil, que son de unas decenas de euros. Si la contabilidad está atrasada, el precio sube.

Toda sociedad mercantil, tenga actividad o no, tiene que cerrar su ejercicio con unas cuentas anuales: el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, la memoria y, según el tamaño, el estado de cambios en el patrimonio neto y el de flujos de efectivo. Las prepara el órgano de administración, las aprueban los socios en junta y se depositan en el Registro Mercantil de la provincia del domicilio social, donde cualquiera puede consultarlas.

Para la mayoría de las sociedades limitadas pequeñas esto se resuelve con los modelos abreviados o de pymes, y si la contabilidad está al día el trabajo no es enorme. Los problemas aparecen cuando nadie ha llevado los libros durante el año, cuando la sociedad está inactiva y se ha dejado de presentar, o cuando el administrador descubre en otoño que el Registro le ha cerrado la hoja.

Una gestoría se encarga de cuadrar la contabilidad, redactar la memoria, preparar el acta y el certificado de aprobación, legalizar los libros y enviar el depósito por vía telemática. Muchas lo incluyen en la cuota mensual de las sociedades; si no es tu caso, se puede contratar como encargo suelto.

¿Cuánto cobra una gestoría por las cuentas anuales?

Precios orientativos con IVA incluido (21 %). Las tasas registrales siguen un arancel oficial. Si la sociedad está obligada a auditar, el informe del auditor se presupuesta aparte.

¿Cuándo se preparan y depositan las cuentas?

1. Ene: esperas cortas
2. Feb: esperas cortas
3. Mar: algo de espera
4. Abr: algo de espera
5. May: algo de espera
6. Jun: esperas largas
7. Jul: esperas largas
8. Ago: esperas cortas
9. Sep: esperas cortas
10. Oct: esperas cortas
11. Nov: esperas cortas
12. Dic: esperas cortas

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Con el ejercicio cerrado a 31 de diciembre, los administradores tienen hasta finales de marzo para formular las cuentas y la junta hasta el 30 de junio para aprobarlas. El depósito se hace en el mes siguiente a la aprobación, por lo que julio es el mes de más trabajo, y en esas mismas semanas se presenta el impuesto de sociedades. Antes, hasta finales de abril, hay que legalizar los libros. Si quieres cambiar de gestoría, hazlo a principios de año.

¿Qué pasos hay desde el cierre hasta el depósito?

En una sociedad con ejercicio natural el calendario es este:

• Cerrar la contabilidad: amortizaciones, periodificaciones, provisiones y conciliación de bancos.
• Formular las cuentas, firmadas por todos los administradores, dentro de los tres meses siguientes al cierre.
• Legalizar en el Registro Mercantil, de forma telemática, el libro diario, el de inventarios y cuentas anuales y los de actas y socios.
• Convocar la junta y aprobar las cuentas y la aplicación del resultado en los seis meses siguientes al cierre.
• Depositar en el mes siguiente el certificado de aprobación, las cuentas, la declaración de titularidad real y, si procede, el informe de auditoría.

¿Qué pasa si no se depositan?

La consecuencia más inmediata es el cierre de la hoja registral: el Registro no inscribe nada nuevo de la sociedad, ni un cambio de administrador, ni una ampliación de capital, ni un traslado de domicilio, hasta que se ponga al día. Muchas empresas lo descubren cuando necesitan firmar algo en el notario con urgencia.

Además, el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas puede imponer multas que van desde 1.200 € hasta 60.000 €, y bastante más en empresas grandes. Y si la sociedad acaba en un concurso, no haber depositado las cuentas es uno de los indicios que se usan para declararlo culpable y pedir responsabilidades personales a los administradores.

¿Qué modelo de cuentas te corresponde?

El tamaño se mide por tres datos durante dos ejercicios seguidos: total de activo, cifra de negocios y número medio de trabajadores. Las sociedades pequeñas pueden usar el balance y la memoria abreviados, con menos información; las medianas y grandes, el modelo normal. Existe además un plan contable específico para pymes que simplifica algunos criterios.

La auditoría solo es obligatoria a partir de ciertos umbrales de tamaño, o cuando lo pide un socio minoritario con al menos el 5 % del capital, o la sociedad ha recibido subvenciones relevantes. Tu gestoría te dirá si los superas; los límites se revisan de vez en cuando por normativa europea.

¿Y si tengo una sociedad sin actividad?

Una sociedad dormida sigue teniendo obligaciones: cuentas anuales, impuesto de sociedades y, si estaba de alta, declaraciones censales. Si lleva años sin depositar, se pueden presentar todos los ejercicios pendientes de una vez, empezando por el más antiguo, y así se levanta el cierre registral.

Si no vas a volver a usarla, a veces sale más barato disolverla y liquidarla que mantenerla: pide que te calculen las dos opciones. Tener la hoja cerrada y la sociedad abandonada no la hace desaparecer, y Hacienda puede acabar revocando su NIF.

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